Обязанности руководителя офиса продаж

Содержание

Отдел продаж обязанности

Обязанности руководителя офиса продаж

Posted On 10.11.2017

Должностная инструкция начальника отдела продаж необходима для упорядочивания трудовых взаимоотношений. Положения документа предъявляют требования к квалификации сотрудника, устанавливают порядок его подчинения, назначения и освобождения от должности.

Профессия начальник отдела продаж

В нем прописаны функциональные обязанности, права, ответственность работника.

Задачи руководителя отдела продаж зависят от специализации и структуры учреждения и могут отличаться от указанных в типовом образце.

І. Общие положения

1. Начальник отдела продаж принадлежит к категории «руководители».

2. Начальник отдела продаж непосредственно подчиняется генеральному директору.

3. Назначение и освобождение от должности начальника отдела продаж производится приказом генерального директора.

4. На должность начальника отдела продаж назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и опыт руководящей работы не менее двух лет.

5. В период отсутствия начальника отдела продаж права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по учреждению.

6. Начальник отдела продаж руководствуется в своей деятельности:

  • Уставом организации;
  • законодательством РФ;
  • данной должностной инструкцией;
  • Правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами учреждения;
  • распоряжениями и приказами руководства.

7. Начальник отдела продаж должен знать:

  • структуру, специализацию организации;
  • хозяйственное, гражданское законодательство;
  • правила финансового планирования;
  • планы экономического развития учреждения;
  • отчетные документы, принятые в учреждении;
  • основы ценообразования, маркетинга;
  • порядок разработки коммерческих соглашений;
  • правила оформления документации, заключения договоров;
  • нормы производственной санитарии, противопожарной защиты, охраны труда, техники безопасности;
  • нормы делового общения и этикета.

ІІ. Должностные обязанности начальника отдела продаж

Начальник отдела продаж выполняет следующие должностные обязанности:

1. Управляет работами по сбыту продукции организации.

2. Принимает участие в ценообразовании, программах покупательской лояльности.

3. Планирует текущие и долгосрочные планы сбыта продукции.

4. Налаживает и контролирует деятельность персонала, занятого в продажах.

5. Контролирует состояние кредиторской, дебиторской задолженности контрагентов.

6. Организует деятельность по ведению, анализу, обобщению информационной базы клиентов.

7. Разрабатывает порядок оплаты труда работников отдела продаж.

8. Участвует в организации и проведении выставок.

9. Производит обучение, организует тренинги для подчиненных сотрудников, совместно с отделом развития.

10. Принимает участие в принятии, обработке, анализе рекламаций на товары от клиентов. Оформляет соответствующую документацию.

11. Разрабатывает планы по снабжению отдела продаж, торговых заведений учреждения необходимым ассортиментом и объемом продукции в установленные сроки.

13. Контролирует взаимодействие между клиентами и подчиненными сотрудниками.

14. Разрабатывает и сообщает работникам индивидуальные планы продаж, привлечения новых клиентов.

15. Участвует в переговорах с ключевыми клиентами, их консультировании.

16. Контролирует эффективность работы подчиненных и принимает меры по ее повышению.

17. Анализирует информацию о продажах. Готовит отчеты о реализации продукции. Предпринимает меры, направляет рекомендации по повышению конкурентоспособности, скорости оборота товаров.

18. Изучает действия конкурентов, цены, порядок и условия сбыта их продукции.

19. Контролирует соблюдение правил сбыта товаров и обслуживания.

ІІІ. Права

Начальник отдела продаж имеет право:

1. Получать информацию о решениях руководства учреждения, касающихся работы отдела продаж и смежных подразделений.

2. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных сотрудников.

4. Направлять в адрес руководства предложения по совершенствованию собственной работы и деятельности учреждения.

5. Поощрять сотрудников, налагать на них взыскания после согласования с генеральным директором.

6. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, планов, договоров, иных документов.

7. Взаимодействовать с руководителями структурных подразделений учреждения по служебным вопросам.

8. Визировать документы в пределах собственной компетенции.

9. Требовать от руководства создания условий для выполнения своих функциональных обязанностей, сохранности материальных ценностей, документов.

10. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности учреждения, направлять предложения по их ликвидации.

11. Получать пояснения о причинах нарушения качества, сроков выполнения задач подчиненными.

12. Не приступать к выполнению своих должностных обязанностей при возникновении опасности для жизни или здоровья.

ІV. Ответственность

Начальник отдела продаж несет ответственность за:

1.

Реализацию планов продаж и деятельность отдела.

2. Проведение несанкционированного руководством представления интересов организации.

3. Нарушение положений принятых в учреждении руководящих документов.

4. Реализацию программ продвижения продукции на рынке.

5. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

6. Последствия самостоятельных решений, собственных действий.

7. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

8. Нарушение норм этикета, делового общения.

9. Разглашение конфиденциальных сведений, коммерческой тайны, неправомерное обращение с личной информацией.

10. Предоставление заведомо недостоверной информации.

11. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, положений трудовой дисциплины, противопожарной защиты, норм техники безопасности.

Начальник отдела продаж— это специалист, в задачи которого входит организация продаж услуг или товаров. Он отвечает за работу отдела в целом — отслеживает сроки поставки, обеспечивает выполнение плана продаж, руководит менеджерами и обучает их, общается с партнерами и поставщиками, участвует в ответственных переговорах. Успешный руководитель отдела продаж может быстро вырасти до исполнительного, финансового или генерального директора.

Места работы

Должность начальника отдела продаж востребована во многих организациях, занимающихся производством, куплей-продажей или оказанием услуг

История профессии

Кначалу 20 века торговля стала отдельным направлением бизнеса — сформировалась система оптовых баз, развилась мировая транспортная отрасль, появились крупные торговые сети. Именно в этот период вырос спрос на профессионалов в сфере торговли — на менеджеров по продажам. Также необходимо было контролировать функции менеджеров, следить за выполнением поставленных задач. Так возникла профессия начальника отдела продаж.

Обязанности начальника отдела продаж

Основные должностные обязанности начальника отдела продаж состоят в следующем:

  • руководство отделом продаж;
  • планирование работы отдела (идеология, цели, задачи, мотивация);
  • подбор, адаптация и обучение сотрудников;
  • поиск и привлечение клиентов;
  • составление отчетности;
  • ведение, поддержание и развитие клиентской базы.

Иногда функции начальника отдела продаж включают в себя:

  • создание мотивационных программ;
  • анализ рынка и сбор информации о клиентах;
  • представление компании на конференциях и демонстрационных мероприятиях.

Требования кначальнику отдела продаж

Вот примерный перечень основных требований к начальнику отдела продаж:

  • опыт руководящей деятельности от 1 года (желательно в сфере продаж);
  • опыт активных продаж;
  • опыт подбора персонала — менеджеров разного профиля;
  • знание ПК.

Часто требуется владение английским языком и наличие автомобиля.

Как стать начальником отдела продаж

Чтобы стать начальником отдела продаж потребуется высшее образование (желательно всфере маркетинга или менеджмента).

При этом подойдет любое образование в сфере деятельности компании-работодателя.

Также для того чтобы хорошо справляться с должностью, нужен ряд определенных навыков — умение вести переговоры, организовывать рабочий коллектив и многие другие навыки.

Обязанности в отделе продаж | чем должны заниматься менеджеры

Проще всего их приобрести работая менеджером по продажам или руководя торговыми представителями, промоутерами, продавцами или иными специалистами сферы рекламы и торговли.

Хорошие начальники отделов вырастают из успешных менеджеров по продажам.

Зарплата начальника отдела продаж

Заработная плата начальника отдела продаж, как правило, является сдельной изависит от результативности работы отдела. Доход может колебаться от 40 до 150 тысяч рублей в месяц не учитывая премиальные выплаты. Средняя зарплата начальника отдела продаж составляет примерно 60 тысяч рублей в месяц.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Начальник отдела продаж».

Обязанности и должностная инструкция руководителя отдела продаж

Источник: https://owenural.ru/%D0%BE%D1%82%D0%B4%D0%B5%D0%BB-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B4%D0%B0%D0%B6-%D0%BE%D0%B1%D1%8F%D0%B7%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B8/

Должностные обязанности начальника отдела продаж

Что должен делать начальник отдела продаж? Как меняются его обязанности в зависимости от типа бизнеса?

Во всех видах бизнеса руководитель отдела продаж выполняет своеобразные задачи. По книге Остервальда и Пенье бизнес делится на 3 вида:

  • Инфраструктурные компании — производители оборудования и другие;
  • Инновационные компании — такие как производители программного обеспечения;
  • Сервисные компании — специализирующиеся на взаимоотношениях с клиентами, как компания UP Business.

На первый взгляд кажется, что должностные обязанности у руководителей отдела продаж этих компаний сильно различаются. На самом деле главные пункты остаются одинаковыми. Меняется только один пункт — некоторая часть процессных задач, на которых компании чрезмерно сосредотачиваются.

Этот короткий очерк о должностных обязанностях начальника отдела продаж не бухгалтерский документ. Это текст, который поможет собственнику или топ-менеджеру сформировать видение пожеланий или дополнительных задач, которые ждут от руководителя.

Стратегическое планирование

Должностная обязанность начальника отдела продаж номер один — стратегическое планирование. Оно подразумевает наличие плана развития отдела на короткий, средний и долгосрочный период времени.

Сюда включают очень много разных направлений, вплоть до тестирования новых продуктов, если это развивающаяся компания, которая только щупает свои ниши. Если компания уже давно заняла свое место на рынке и бизнес-процессы систематизированы, то ни о каком тестировании, конечно, речь не идет. Но в любом случае стратегическое развитие менеджеров по продажам по количеству точек, дистрибьюторов, по сегментам сбыта товара, по эффективности труда менеджеров — прямая задача начальника отдела продаж. Эта функция чаще как раз и отличает менеджера по продажам от начальника.

Формирование команды

В задачу “формирование команды” включается:

  • Отбор сотрудников. Человек не должен сам подбирать людей и искать их в открытом доступе. Но отбирать и формировать из них команду, принимать финальное решение он должен сам;
  • Внедрение и сопровождение людей до получения первых результатов;
  • Дальнейшее наставничество, менторство, если это касается отдела, а не департамента.
Читайте также  Функциональные обязанности помощника руководителя

Эти функции нужны, чтобы команда существовала, формировалась, пополнялась, и это был эффективный, действующий отдел продаж.

Постоянное повышение эффективности работы отдела

Если продажи связаны со звонками — нужно постоянное прослушивание звонков и внедрение лучших практик на основании маленьких, постепенных улучшениях, которые вводятся компанией. Нужен анализ воронки продаж, поиск сильных и слабых сторон каждого сотрудника и перекрестное обучение на основе этих данных.

Процессная часть работ

Есть определенная процессная часть работ, которую не взваливают на менеджеров или кого-то еще. Сюда относятся, например:

  • Согласование работы отдела продаж с отделом маркетинга или с юридическим отделом;
  • Переговоры с важными клиентами, когда ценно присутствие на встрече высокорангового специалиста, в данном случае руководителя;
  • Прочие ответственные задачи, которые нельзя перекинуть на другие отделы либо на других дешевых сотрудников.

На процессной части работы начальника отдела продаж сильно сосредотачиваются, внедряя огромное количество таблиц отчетности, которые должны якобы помогать бизнесу развиваться.

В действительности большую часть цифр все равно никто не проверит, и на эффективность работы это никак не повлияет, поэтому от некоторых отчетов есть смысл отказаться. Последние сильные системы CRM мониторят работу в реальном времени, не требуя заполнения дополнительных таблиц по отчетности.

Подготовка себе замены

задача руководителя — сформировать сильную команду и дать этой команде пинок для постоянного развития, чтобы в этой команде нашелся хороший преемник. Тогда в случае, если руководитель в силу субъективных или объективных причин уходит, то команда не разваливается, а развивается и дальше. Это идеальный вид руководителя. Но если вы эту задачу озвучите руководителю отдела продаж в виде должностной обязанности — хуже точно не будет.

Чего не должен делать руководитель отдела продаж

Пункты, перечисленные выше – должностные обязанности начальника отдела продаж. Остальные же задачи выполнять самостоятельно не обязательно.. Собственники и топ-менеджеры хотят от руководителей отдела продаж системности. Чтобы работа была системной, анализируемой, как они думают, и сопровождалась огромным количеством цифр — вплоть до того, во сколько сотрудник пришел на работу, сколько сотен звонков он сделал и сколько минут он ходил в туалет.

Важно учитывать маленький нюанс: систематизировать работу бизнес-системы нужно только тогда, когда вы уже достигли высокого мастерства в своем деле. Если бизнес растущий или рынок нестабильный, то систематизировать бизнес — это высокий риск.

Если вы — McDonald’s, и у вас протестированный на разных нишах ассортимент, который не требует локальной доработки (либо этим занимается отдельный департамент), то обязанности руководителя — поддерживать систему, прописанную заранее. Но если вы растущий бизнес, причем растущий больше 10% в год или кратно больше 50% в год, то система в отделе продаж только помешает развитию.

Никакого роста от системности работы начальника отдела продаж бизнес не получит. В данном случае есть противоречие между стабильностью и развитием, между системой и инновациями. Если вы хотите получить развитие отдела продаж, то не стоит сильно регламентировать задачи. Даже эту статью мы писали неохотно по той причине, что ни одному руководителю отдела продаж мы не давали в руки должностные обязанности.

Бизнес в России требует не системного, а инновационного подхода, когда руководитель влияет на развитие бизнеса и предлагает новые решения. А для этого систематизация бизнес-процессов лишь помешает.

Поэтому главных пяти пунктов достаточно, чтобы смещать фокус внимания руководителя на нужные вам цели и задачи, которые ведут к долгосрочному результату.

Отдел продаж, подбор руководителя

Источник: https://upinc.ru/blog/stati/dolzhnostnye-obyazannosti-nachalnika-otdela-prodazh/

Должностная инструкция офис-менеджера

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2019 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

Должностная инструкция офис-менеджера — образец 2019 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-ofis-menedzhera

Руководитель отдела продаж: с чего начать, первые шаги от построения целей до управления сотрудниками

Бизнес юрист > Трудовое право > Руководитель отдела продаж: с чего начать, основные рекомендации

Руководитель отдела продаж – весьма престижная и значимая должность. Но не стоит забывать, что на вас теперь лежит груз ответственности за один из самых важных участков, своеобразный генератор денежного потока компании.

Существует как минимум две причины назначения нового руководителя отдела продаж. Либо компанию не устраивает старый руководитель, либо отдел создается с нуля. В статье мы рассмотрим ситуацию, когда вас назначили начальником уже существующего отдела, так как этот вариант наиболее распространен на российском рынке.

Читайте также  Профстандарт руководитель службы охраны труда

С чего начать: подробная инструкция

Первую неделю или две в должности придерживайтесь принципа «не навреди». Не пытайтесь ничего менять. На начальном этапе следует максимально понять суть компании, ее механизмы и системы. Старайтесь вникнуть во все — от производства до логистики:

  1. Чтобы понять, какие следующие шаги вам предпринять, необходимо знать, чего ждет от вас руководство. Наверняка вы уже обсуждали это на собеседовании, но уточнение в этом случае будет нелишним. Повторно обсудите цели отдела, сроки их достижения, форму и частоту отчета перед руководством.
  2. Проследите основные денежные потоки предприятия. Проведите собственный анализ продукта и сегмента, который его потребляет. Зная, какие слои потребителей дают вам основную выручку, вы сможете наметить дальнейшую стратегию. Удобней всего здесь использовать ABС_XYZ анализ.

    Отдел продаж

  3. Просмотрите обязанности каждого из менеджеров. В идеале каждый сотрудник должен иметь список должностных обязанностей и время, которое он должен им посвящать. Чем точнее будет прописан каждый пункт, тем меньше недопонимания и вопросов может возникнуть в дальнейшем.
  4. Возьмите обратную связь от подчиненных. Задайте вопросы, касающиеся их видения проблем в отделе. Это поможет найти как слабые места в отделе, так и увидеть положительные моменты. Хорошо бы увидеть, что позволяет сотрудникам оставаться на этой должности и какие проблемы, мешающие им, следует устранить. Как бонус вы завоюете доверие персонала и установите с ними дружеские отношения.
  5. Узнайте, какой CRM-системой пользуются сотрудники и освойте ее. Если таковой в отделе нет, обязательно заведите. Неразумно не пользоваться плюсами технологий, ведь система управления делами позволяет:
  • Обозначить цели и отслеживать их выполнение
  • Составлять списки дел для каждого сотрудника
  • Управлять контактами эффективно
  • Анализировать проделанную работу

Данный алгоритм универсален на начальных этапах, выполнив его, вы лучше станете понимать механику компании и соответственно действовать эффективнее. Жаль, что подробные инструкции работают только на начальных этапах. Дальнейшая стратегия должна быть ситуативной, и зависеть от найденных проблем. Она не сможет содержать конкретные шаги, лишь укажет направление, в котором нужно двигаться.

Организация отдела продаж новым руководителем

После прохождения тестового периода и ознакомления со структурой отдела вся ответственность за последующие результаты ложится на вас. Именно поэтому необходимо составить план продаж:

Новый руководитель

  • на месяц
  • на год
  • на каждого сотрудника

Составляя план продаж на год, не стоит забывать о формировании глобальной стратегии, рассчитанной на 5 и более лет. Как только вы сформулировали желаемую выручку отдела продаж и сумму выручки в каждый год, придите к пониманию оптимизации процесса. В идеале вы должны понимать, что вам мешает выполнять план, а что помогает. В этом вам поможет SWOT-анализ – технология, позволяющая увидеть плюсы и минусы во внутренних сферах компании и оценить внешние факторы, которые могут быть как положительными, так и отрицательными.

Сделав SWOT-анализ, перейдите к составлению экшн-плана (от англ. Action-plan – план действий), по которому вы проработаете недостатки отдела. Данный план составляется на каждый год и закладывается в систему мотивации ключевых сотрудников компании.

Следующим шагом после постановки годовых и месячных планов, должно быть решение по их реализации. Вы должны понимать, какая целевая аудитория поможет принести вам необходимые деньги. Помочь определить целевую аудиторию сможет грамотный ABC и XYZ- анализы. Обычно они применяются к текущей базе, но временами могут применяться и к потенциальной. Все зависит от сферы бизнеса, b2c, b2b или вы работаете с дилерской сеткой.

Проведя все анализы и выявив наилучшую стратегию, составьте алгоритм действий, по которому должен пройти продавец, чтобы совершить сделку. Условно говоря – разбейте сделку на количество этапов. В рамках каждого этапа вы представляете результат, к которому должен прийти сотрудник. Менеджер должен понимать, какую последовательность этапов он должен проводить. В рамках каждого этапа выявите методы работы, которые хорошо зарекомендовали себя в последующие разы. Этим вы сократите срок адаптации нового сотрудника, в случае если будет производиться набор таковых.

Маркетинг и продажи

Грамотный руководитель отдела продаж должен различать понятия «маркетинг» и «продажа». Хотя во многих книгах по организациям продаж эти понятия идут вместе, на самом деле это не так.

Чем отличается маркетинг от продаж? Продажи – это то, что мы делаем один на один с клиентом. То, когда мы находимся с ним по разные стороны телефонной трубки, по разные стороны стола переговоров или пишем ему электронное письмо. Маркетинг – это все что мы делаем, для того чтобы клиент оказался рядом с нами один на один, чтобы мы смогли провести эти переговоры. Тогда становится совершенно понятно, в чем измеряется результативность маркетинговой деятельности компании – в количестве входящих клиентов.

Управление маркетингом

Какую же роль выполняет маркетинг в отделе продаж? Маркетинг отвечает за все то, что входит в отдел продаж. Задача маркетинга – не только впихнуть клиентов в отдел продаж, но и сделать так, чтобы они вошли туда максимально подготовленными. Заявки обрабатываются менеджерами по продажам, но генерируются маркетологами. Существует множество типов заявок, но основные из них вы найдете ниже:

  • Горячие заявки (люди готовы уже оплатить, им менеджер даже не нужен)
  • Заявки с интересом
  • Заявки от постоянных клиентов
  • Заявки от тех, кто хотел, но не купил ранее
  • Заявки тех, кто обращался в соц. сетях
  • Заявки тех, кто просто подписался
  • Заявки тех, кто отказался

Вместо того чтобы поручать маркетологам исследовать рынок, спрос, продумывать какие-то сложные маркетинговые схемы, просто поставьте им одну простую задачу и контролируйте ее выполнение. Основной вопрос для выявления КПД маркетолога: какое количество входящих клиентов он обеспечил вам в прошлом месяце?

Конечно, далеко не во всех компаниях есть маркетолог. Но если продукт сложный и многоуровневый, то предпочтительнее с самого начала разделять продажи и маркетинг. К тому же очень непросто найти профессионала, разбирающегося в тонкостях рекламы и продаж одновременно. И даже если вам удастся отыскать этого гения, то компания автоматически попадает в слишком сильную зависимость, что недопустимо.

Рекомендации по эффективному управлению сотрудниками

  • Даже несмотря на вашу руководящую должность, у вас должны быть собственные клиенты. Почему? Вы должны быть в курсе того, что происходит на рынке, должны общаться с клиентами. Именно по этой причине многие руководители, даже если это розничная торговля, изредка встают за прилавок, чтобы поддерживать контакт с заказчиками. Вы такой же продавец, как и все, просто чуть выше по должности. Не забывайте это. Не обязательно иметь большое количество клиентов, их может быть всего 3-4. Однако ваши сотрудники увидят, что вы также ездите к клиенту, заключаете контракты, делаете апселлы, совершаете холодные звонки и так далее. Иногда проводя мастер-классы для менеджеров, вы укрепите свой статус и профессионализм в их глазах.Правила управления
  • Находитесь в одном помещении с продавцами. Во-первых, это будет для них положительным личным примером. Во-вторых, вы будете в курсе того, чем сотрудники занимаются и что вытворяют. Если менеджеры будут сидеть автономно от вас, это будет неким искушением заниматься воровством (выписать одну скидку, по бухгалтерии провести другую), бездельничать (висеть в социальных сетях, смотреть развлекательные ролики) или заниматься личными делами в рабочее время. Один этот совет поможет сильно увеличить эффективность отдела.
  • Берите клиентов сотрудника, ушедшего в отпуск. Не позволяйте передавать клиентов коллегам менеджера. Причин тому несколько:
  1. Пресечение возможного воровства, ведь с коллегой всегда проще договорится.
  2. Увеличение оборота клиента. Личным примером вы наверняка покажете, как следует увеличивать объем заказов клиентом.
  3. Выявление неточностей или пробелов при заполнении отчетов. Если сотрудник забывал заполнять отчеты или вносить что-то в CRM-систему, после вашего заполнения ему будет неловко и он исправится.
  • Не повышайте личностный план продаж часто! Некоторые руководители отдела продаж совершают распространенную ошибку. Когда продавец начинает продавать много, они чуть ли не каждый месяц повышают план. Это плохая практика, так как по истечении нескольких месяцев, менеджер перестанет выполнять его. Он будет думать, что в следующий раз план опять повысится, и начнет переносить клиентов по отчету на следующий месяц или просить оплатить товар позже. Возможной корректировки может подвергаться только годовой план.
  • При наборе продавцов не бросайте новичка по принципу «пусть сам выплывет». В продажах это очень негигиенично. Если вы так сделаете, скорее всего новичок не справится с самостоятельным изучением основ продаж или вашего продукта. Свежеиспеченному менеджеру нужна поддержка и наставник, нужен кто-то, кто проведет его за руку через все этапы пока тот не заключит сделку. Если вы не будете уделять стажеру максимум внимания, вы его демотивируете и он просто уйдет. Если у вас нет времени, поставьте новичку опытного наставника. Но лучше возьмитесь за него сами. По опыту скажу, что матерые продавцы не любят делиться своими техниками и секретами.Обучение персонала
  • Если к вам в отдел пришел новый менеджер, не стоит давать ему для обзвона старых, ушедших клиентов. Хоть это и распространенная практика, она в корне неправильна. Если клиент ушел от вашей компании, он сделал это по какой-то причине, то есть был негатив. Подобных клиентов, конечно же, можно вернуть при грамотном подходе, однако новичку подобные тонкости неизвестны. Когда он начнет звонить ушедшим клиентам, он узнает кучу негативной информации о вашей компании, продукте, коллегах, логистике или бухгалтерии. Ему это знать ни к чему. Возвратом клиентов должны заниматься опытные люди.
  • При обучении новых сотрудников уделите внимание не обучению продукта, а обучению навыков продаж. Про продукт сотрудник узнает за пару недель, и единственное что он должен знать на начальных этапах – как ваш продукт облегчает жизнь клиентов. Направьте обучение в русло освоения продаж, не продукта.
  • Никогда не берите сотрудника, из-за его клиентской базы. Многие руководители думают, что взяв такого сотрудника, вы выиграете, он приведет еще больше клиентов, а конкуренты останутся ни с чем. Ничего подобного. Человек, который привел к вам определенную клиентскую базу – заведомо нелояльный сотрудник. Через полгода ему может надоесть, и он заберет клиентов и у вас. Нанимайте людей не из-за клиентской базы, а за знания, умения и навыков.
Читайте также  Ассистент руководителя должностные обязанности

Как эффективно построить управление продажами в вашей компании

Многие собственники стараются найти руководителя отдела продаж, обладающего хорошими административными навыками, который может эффективно распланировать работу, живет таблицами и отчетами или какими-то цифровыми показателями. Несомненно, это крайне важно для отдела продаж. Однако вы должны понимать, что самая важная функция, которая нужна отделу продаж – опытная рука. Рука тренера, человека, который сам неоднократно осуществлял крупные продажи. Отделу нужен руководитель, который может на личном примере показать новичку мастер-класс, дожать любую сделку.

Если же во главе стоит администратор, который пороху не нюхал и не в состоянии показать пример, то продажники не растут. Начнутся отговорки типа: «клиенты возражают», «работают с конкурентами», «отказываются покупать из-за высоких цен» и другие. Именно по этой причине во главе отдела продаж должен стоять играющий тренер.

Но тогда возникает дилемма: практикующий продажи руководитель зачастую не обладает административными навыками. Как быть в этом случае? Для этой цели вводится дополнительная должность – администратор отдела продаж. Функции этой должности – комплексно управлять административной деятельностью, контролировать заполнение менеджерами CRM-систему, следить за тем, чтобы у отдела продаж всегда хватало материала для проработки и так далее. Сочетание этих двух должностей делают управление отделом продаж более эффективным и результативным.

Как видите, нет ничего невозможного в построении успешного отдела продаж. Если для вас непонятны некоторые инструменты анализа или вы к примеру не работали с CRM-системой, не спешите расстраиваться. Вспомните закон Парето. Лишь 20% усилий дают 80% результата, поэтому тщательно обдумывайте все, перед тем как действовать.

Уверен, в скором времени вы превратитесь из начинающего руководителя в закаленного лидера, ведь если вас пригласили на должность, значит, увидели в вас потенциал.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/trudovoe/rukovoditel-otdela-prodazh.html

Управляющая офисом должностные обязанности

На должность управляющего административным комплексом принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по хозяйственному обслуживанию не менее 1 года или начальное профессиональное образование и стаж работы по хозяйственному обслуживанию не менее 3 лет. 1.3.

Управляющий административным комплексом должен знать: — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся хозяйственного обслуживания организации; — средства механизации труда обслуживающего персонала; — правила эксплуатации помещений; — порядок организации работы парка автомобилей; — правила работы с арендаторами помещений; — правила организации переездов; — основы организации труда; — законодательство о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда. 2.

Внимание

Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица. Также ему подчиняется курьерская служба предприятия.

Ввиду различных производственных ситуаций, таких как временное отсутствие сотрудников по причине временной нетрудоспособности либо на время отпуска, предприятие возлагает выполнение функций отсутствующего сотрудника на сотрудника из того же либо смежного подразделения. Так, замещать отсутствующего начальника отдела кадров должен офис-менеджер, на которого возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства.
И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров. То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы.

Должностная инструкция администратора офиса

Важно

Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам:

  • Подбор и расстановка специалистов.
  • Планирование стратегии и тактики в работе.
  • Построение организационной структуры офиса.

Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности. Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией.

Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера. Деловое общение в рабочем коллективе строится на морали и профессиональной этике.

Должностная инструкция офис-менеджера

Контроль осуществляется по следующим профессиональным направлениям:

  • Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
  • Соблюдение специфических норм общения в компании.
  • Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.
  • Дресс-код – немаловажный пункт в работе компании. Сотрудники должны носить соответствующую форму, которая устанавливается стандартами деловой среды и предписаниями устава компании.

Офис-менеджер, должностные обязанности которого включают управление кадрами и контроль за деятельностью, должен разработать собственную методику организации и структуру оценивания качества работы.

На каждого сотрудника накладывается дисциплинарная ответственность в случае нарушений трудового распорядка и рабочей этики. Такую ответственность несет и сам управляющий.

Утверждаю [организационно-правовая [должность, подпись, Ф. И. О.

форма, наименование руководителя или иного должностного организации, предприятия] лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П. Должностная инструкция управляющего административным комплексом (административного директора) [наименование организации, предприятия и т. п.] Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения. 1. Общие положения 1.1.

Управляющий административным комплексом относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя предприятия, которому он непосредственно подчиняется в своей работе. 1.2.

Должностная инструкция управляющего предприятием

Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы. 3.7. Запрашивать документы, материалы, инструменты и т. п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством. 4.

Ответственность Управляющий административным комплексом несет ответственность: 4.1.
За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ. 4.2.

За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 4.3.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций. Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр. I. Общие положения 1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

2.

Ведет делопроизводство. 4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации. 5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты.

Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи. 6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 7.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив. 8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей. 9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. 10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты. 9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками. 11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

12. Важно Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей. 13. Ведет учет посетителей. 14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. 15.
Руководитель офиса продаж назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора Общества. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей. 4.

Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.4. Ответственность офис-менеджера Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях: 1.

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.2.

Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.1.5.

На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.1.7.

Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:- законодательными актами РФ;- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;- приказами и распоряжениями руководства;- настоящей должностной инструкцией. 2.
Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.2.8.

Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса.

Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права офис-менеджера Офис-менеджер имеет право:3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.3.2.

Источник: https://1privilege.ru/upravlyayushhaya-ofisom-dolzhnostnye-obyazannosti/